Dari Transaksi Manual ke POS Terintegrasi

STUDI KASUS

Tantangan

Ketika proyek dimulai, Toko Pojok Blauran masih menangani transaksi secara manual. Karyawan melayani pelanggan di area toko, menulis nota, menghitung total dengan kalkulator, lalu pelanggan pergi ke kasir untuk membayar.

Dengan sekitar 2.000 jenis produk dan volume transaksi yang terus meningkat, proses ini semakin sulit, terutama ketika pelanggan membeli banyak barang.

Tujuannya bukan sekadar mengganti transaksi manual, tetapi mempertahankan cara toko melayani pelanggan sekaligus membuat prosesnya lebih cepat dan terhubung.

STUDI KASUS

Mempertahankan Alur Kerja, Menghubungkan Sistem

Pemilik menginginkan komputer yang tersebar di seluruh toko agar karyawan dapat melayani pelanggan di tempat mereka berada. Karyawan membuat transaksi dan dapat mencetak nota melalui jaringan toko. Kasir dapat langsung membuka transaksi yang baru dibuat dan menyelesaikan pembayaran.

STUDI KASUS

Delapan Perangkat, Satu Sistem Transaksi

Sistem mendukung banyak perangkat di seluruh toko, dengan delapan yang saat ini digunakan. Perangkat ini digunakan karyawan untuk melayani pelanggan dan membuat nota; bukan delapan kasir terpisah. Pembayaran tetap dilakukan di kasir.

Pemilik juga tidak ingin karyawan terikat pada akun pengguna individual karena mereka berpindah-pindah perangkat. Karena itu, akses diatur berdasarkan posisi seperti perangkat 1, perangkat 2, dan kasir, sementara karyawan memasukkan nama atau alias saat membuat transaksi.

STUDI KASUS

Menjual Sesuai Cara Toko Menjual

Produk alat tulis tidak selalu dijual dalam satuan tunggal. Satu lusin, misalnya, dapat dijual sebagai dua belas buah. Toko menggunakan banyak satuan yang berbeda, sehingga sistem menyediakan satuan yang dapat dikonfigurasi beserta jumlah konversinya.

Produk dapat menggunakan satuan dan harga yang berbeda, sementara stok dicatat berdasarkan satuan terkecil. Saat membuat transaksi, karyawan memilih satuan yang dijual.

Di sinilah software khusus menjadi penting: alur kerja mengikuti cara toko menjual produknya.

STUDI KASUS

Detail Kecil Itu Penting

Pelanggan terkadang meminta warna tertentu atau detail lainnya. Daripada menerapkan sistem varian produk yang kompleks, toko cukup menambahkan catatan pada item dalam transaksi.

STUDI KASUS

Memilih Infrastruktur yang Tepat

Sistem membutuhkan banyak perangkat untuk menggunakan data yang sama, sehingga jaringan menjadi hal yang penting. Daripada memelihara server lokal di toko, saya mengusulkan agar aplikasi di-host secara remote. Dengan demikian, toko tidak perlu memelihara server sendiri, sementara saya dapat berfokus pada maintenance software dan dukungan teknis tanpa harus mengelola infrastruktur server lokal toko.

Karena sistem ini khusus untuk Toko Pojok Blauran, akses dibatasi melalui VPN. Dengan demikian, aplikasi tetap bersifat privat meskipun di-host secara remote dan dapat diakses dari perangkat toko.

Saya juga menyiapkan router khusus untuk toko, dengan memperluas jaringan dari router utama yang digunakan di bagian lain gedung. Printer dihubungkan ke router ini melalui USB, bukan langsung ke PC kasir. Setiap perangkat kemudian dapat mengakses printer melalui alamat IP-nya. Dengan cara ini, printer tidak bergantung pada PC Windows dan risiko konfigurasi printer terpengaruh oleh perubahan pada komputer, seperti update Windows, dapat dikurangi.

Meskipun koneksi internet utama stabil, koneksi cadangan tetap tersedia untuk menghadapi gangguan layanan, menggunakan provider kedua melalui router terpisah dengan kartu SIM.

STUDI KASUS

Berkembang Bersama Bisnis

Sistem terus menerima perubahan praktis seiring digunakan oleh bisnis: shift dan peran kasir, pembaruan perhitungan pajak ketika regulasi berubah, laporan tambahan, perubahan UI, dan berbagai penyempurnaan alur kerja.

Sebagian perbaikan berasal dari permintaan pemilik; sebagian lainnya diusulkan setelah mengamati bagaimana sistem digunakan. Sebagian diterima dan sebagian tidak. Software dikembangkan hanya ketika perubahan tersebut masuk akal bagi bisnis.

Penggunaan barcode atau QR scanner juga sempat dibahas, tetapi pemilik memutuskan hal tersebut tidak diperlukan karena karyawan sudah dapat bekerja dengan cepat tanpa menggunakannya.

STUDI KASUS

Pelaporan & Pajak

Kebutuhan pelaporan juga berkembang dari waktu ke waktu. Sistem diperluas dengan perhitungan terkait pajak dan laporan tambahan, termasuk perhitungan total nilai barang yang terjual ketika informasi tersebut diperlukan untuk keperluan pajak.

STUDI KASUS

Dibangun untuk Bisnis yang Berkembang

Skala operasional saat ini sangat berbeda dibandingkan ketika sistem pertama kali dibangun. Pada periode ramai, toko dapat menangani lebih dari 900 transaksi dalam sehari.

Sistem telah digunakan sejak 2022 dan berkembang mengikuti kebutuhan operasional toko.

STUDI KASUS

Empat Tahun Digunakan

Apa yang dimulai sebagai solusi untuk proses transaksi manual kini telah menjadi bagian dari operasional harian Toko Pojok Blauran.

Dibangun sesuai bisnis. Berkembang bersama bisnis.

TEKNOLOGI

Dibangun Dengan

Java · Spring Boot · Angular · PostgreSQL · CentOS · VPS · VPN