Dari POS Lokal Menjadi Sistem Multi-Outlet

STUDI KASUS

Titik Awal

Berbeda dengan Toko Pojok Blauran, Lumayan Bakery sudah memiliki POS ketika proyek dimulai. Sistem yang ada bersifat lokal dan berjalan pada satu komputer.

Ketika pemilik bersiap membuka outlet kedua, kebutuhan utamanya adalah melihat stok dan transaksi dari kedua outlet tanpa terikat pada satu komputer lokal.

Tantangannya bukan karena tidak memiliki POS. Tantangannya adalah mengubah sistem lokal menjadi operasional multi-outlet yang terhubung.

STUDI KASUS

Satu Aplikasi, Dua Outlet

Pemilik tidak membutuhkan dua aplikasi terpisah. Satu aplikasi melayani kedua outlet, sementara data operasional masing-masing tetap terpisah.

Pemilik dapat berpindah outlet kapan saja. Ketika outlet yang dipilih berubah, data yang ditampilkan di seluruh aplikasi juga berubah ke outlet tersebut secara real time.

STUDI KASUS

Lebih dari Sekadar Penjualan

POS yang ada juga memiliki keterbatasan dalam alur kerja. Misalnya, kasir harus memasukkan kode produk yang dihafal untuk menambahkan barang ke keranjang. Dengan lebih dari 700 produk, menghafal kode tidak selalu praktis. Sistem baru memungkinkan kasir mencari produk menggunakan kata kunci tanpa harus menghafal kode produk.

Ketika barang yang sudah ada di keranjang perlu ditambahkan lagi, sistem lama mengharuskan kasir mencari barang tersebut di keranjang terlebih dahulu. Alur kerja baru membuat proses ini lebih sederhana.

Alur kerja kasir juga dirancang untuk kecepatan, dengan shortcut keyboard yang memungkinkan transaksi diproses tanpa bergantung pada mouse.

Perbaikan kecil pada alur kerja seperti ini dapat memberikan perbedaan yang signifikan dalam operasional sehari-hari.

Sistem ini juga memperkenalkan pencatatan pengeluaran. Sebelumnya, pengeluaran harian dicatat secara manual di buku. Alur kerja baru memungkinkan pengeluaran dicatat langsung di dalam sistem, sehingga lebih mudah dipantau bersama operasional harian.

STUDI KASUS

Dari Penjualan Menjadi Pesanan

Toko juga menerima pesanan yang dibuat hari ini tetapi diambil pada hari lain. Transaksi penjualan langsung biasa tidak cukup untuk alur kerja ini.

Alur pesanan mencakup informasi seperti uang muka, sisa pembayaran, nama pelanggan, nomor kontak, tanggal pengambilan, dan catatan, dengan antarmuka yang tetap familiar seperti layar transaksi penjualan.

STUDI KASUS

Menutup Hari

Setiap malam setelah toko tutup, pemilik perlu menghitung kas secara manual karena kasir adalah karyawan.

Dari diskusi tersebut dibuat alur pembukaan dan penutupan kasir. Saat membuka kasir, kasir mencatat jumlah uang yang digunakan sebagai uang kembalian. Saat menutup kasir, sistem menghitung uang yang seharusnya diterima hari itu untuk tunai, debit, QRIS, dan metode pembayaran lainnya, dengan memperhitungkan pengeluaran yang dicatat serta jumlah awal kas.

STUDI KASUS

Pesanan Perlu Dicatat Dengan Benar

Laporan harian juga perlu memperhitungkan pembayaran yang terkait dengan pesanan. Sistem membedakan aktivitas seperti pesanan yang dibuat hari ini, uang muka yang diterima hari ini, dan sisa pembayaran yang diterima kemudian.

Dengan demikian, angka harian mencerminkan pembayaran yang benar-benar terjadi pada hari tersebut, bukan memperlakukan setiap pesanan sebagai penjualan langsung biasa. Misalnya, jika pesanan dibuat pada hari sebelumnya dan sisa pembayaran diterima hari ini, pembayaran tersebut masuk dalam laporan hari ini.

STUDI KASUS

Visibilitas Real-Time

Dashboard menyediakan informasi operasional seperti penjualan, jumlah transaksi, omzet harian, dan tren penjualan. Karena outlet yang dipilih menentukan konteks data, perpindahan outlet memberikan pemilik tampilan real-time dari outlet yang dipilih.

STUDI KASUS

Perbaikan Kecil, Saat Dibutuhkan

Setelah digunakan, sistem menerima berbagai perbaikan praktis berskala kecil, bukan redesign besar: harga khusus untuk produk tertentu, reset seluruh stok produk menjadi nol, menampilkan pesanan yang masih tertunda di dashboard, menyembunyikan field tertentu dari kasir, serta berbagai perbaikan kecil dan peningkatan stabilitas.

Tujuannya bukan menambahkan fitur tanpa henti, tetapi menjaga agar sistem tetap sesuai dengan cara toko beroperasi.

STUDI KASUS

Berbasis Web, Dibangun untuk Hardware Nyata

Aplikasi ini berbasis web dan berjalan pada komputer Windows, dengan setiap outlet menggunakan perangkat kasirnya sendiri. Saya juga menyediakan dan menyiapkan PC Windows serta perangkat pendukung kasir, termasuk scanner barcode, printer thermal, dan cash register, serta router dan koneksi internet.

Untuk toko roti dengan ratusan produk dan pencarian produk yang sering dilakukan menggunakan keyboard, komputer tetap menjadi bagian penting dari alur kerja kasir.

STUDI KASUS

Terhubung Sejak Awal

Sistem di-host secara remote dan diakses melalui VPN, sehingga kedua outlet dapat menggunakan aplikasi yang sama dengan data operasional yang tetap terpisah.

Apa yang awalnya merupakan kebutuhan untuk menghubungkan outlet kedua berkembang menjadi satu sistem terhubung untuk penjualan, stok, pesanan, pengelolaan kasir, dan pelaporan di kedua outlet.

Satu aplikasi. Dua outlet. Satu tampilan bisnis yang terhubung.

TEKNOLOGI

Dibangun Dengan

Java · Spring Boot · Angular · PostgreSQL · CentOS · VPS · VPN